Kullanım Koşulları ve Abonelik Sözleşmesi

1. Tanımlar

• Ofis: Hizmet'te hesap açan avukat, avukatlık ortaklığı, hukuk bürosu, marka ya da patent vekili; ya da bunların bağlı olduğu tüzel kişi. Her hesap bir Ofis'tir.
• Yönetici: Ofis'i kuran ya da Ofis'te yönetici rolü verilen Kullanıcı. Ofis adına abonelik, kullanıcı ve yetki işlemlerini yapar.
• Ekip üyesi: Yönetici'nin Hizmet'e davet ettiği avukat, vekil, stajyer, sekreter, muhasebe ya da diğer çalışan.
• Müşteri içeriği: Ofis'in Hizmet'e girdiği ya da yüklediği müvekkil, karşı taraf, dosya, belge, not, finans ve iletişim kayıtlarının tamamı.
• Abonelik: Seçilen kullanıcı sayısı ve uzmanlık modülleri için 12 aylık kullanım hakkı.
• SMS hakkı: Aboneliğe dahil aylık SMS kotası ile ayrıca satın alınan SMS paketleri (kontör).

2. Hizmetin kapsamı

Hizmet; müvekkil ve dosya yönetimi, duruşma ve süre takibi, hukuki süre hesaplayıcı, hatırlatma ve takvim, belge saklama, marka ve patent yenileme ve bülten izleme, finans (kasa, cari, tahsilat, masraf), teklif ve sözleşme, zaman kaydı, raporlar ve müvekkile SMS ya da e-posta ile bilgi verme araçlarını sunan bir yazılım hizmetidir.

Usta Yazılım avukatlık, vekillik ya da hukuki danışmanlık hizmeti vermez. Hizmet'teki hesaplamalar, hatırlatmalar, bülten eşleşmeleri, şablonlar ve raporlar yardımcı niteliktedir.

Süre hesaplayıcı ve hatırlatmalar, Kullanıcı'nın girdiği tarih ve bilgilerle, mevzuattaki genel kurallara ve resmi tatil takvimine göre sonuç üretir. Adli tatil, özel kanun hükümleri, mahkeme kararları, tebliğin geçerliliği ve somut olayın özellikleri sonucu değiştirebilir. Bir sürenin, duruşmanın ya da yenileme tarihinin doğru belirlenmesi ve işlemin zamanında yapılması sorumluluğu Kullanıcı'dadır; Hizmet'in hesapladığı tarih, mesleki kontrolün yerine geçmez.

Bülten izleme ve benzerlik sonuçları TÜRKPATENT'in yayımladığı bültenlere dayanır; resmi kayıt ve süreler için TÜRKPATENT kayıtları esastır. Hizmet'in UYAP, TÜRKPATENT ya da başka bir kamu sistemiyle resmi bir entegrasyonu yoktur; bu sistemlerden yapılan aktarımlar Kullanıcı'nın kendi işlemidir.

3. Hesap, roller ve güvenlik

Kullanıcı, kayıtta verdiği bilgilerin doğru ve güncel olduğunu, Ofis adına hesap açmaya ve sözleşme yapmaya yetkili olduğunu kabul eder.

Şifrenin ve oturum açılan cihazların güvenliğinden Kullanıcı sorumludur. Hesabın yetkisiz kullanıldığından şüphelenilirse şifre derhal değiştirilmeli ve Usta Yazılım'a bildirilmelidir.

Ekip üyelerinin hangi dosya, müvekkil ve finans bilgilerini görebileceğini Yönetici, Hizmet'teki rol, yetki ve gizli dosya ayarlarıyla belirler. Ofis, ekip üyelerinin Hizmet'te yaptığı işlemlerden sorumludur; ayrılan çalışanın erişimini kaldırmak Yönetici'nin yükümlülüğüdür.

Hizmet, önemli işlemleri (giriş, yetki değişikliği, kayıt silme, dışa aktarma vb.) Ofis'in denetim kaydına yazar. Bu kayıt, Ofis'in iç denetimi ve güvenlik amacıyla tutulur.

4. Deneme ve abonelik

Yeni Ofis'e 3 gün ücretsiz deneme tanımlanır; deneme için ödeme bilgisi istenmez. Deneme ya da abonelik süresi bitince Ofis salt okunur hale gelir: kayıtlar görüntülenebilir, raporlar ve belgeler indirilebilir, ancak yeni kayıt eklenemez, değişiklik yapılamaz, SMS ve e-posta gönderilemez.

Abonelik 12 aylık olarak satın alınır ve bedeli peşin ödenir. Abonelik kendiliğinden yenilenmez; karttan otomatik çekim yapılmaz. Süre bitmeden yenileme yapılırsa yeni dönem mevcut dönemin bitiminden başlar.

Abonelik fiyatı kullanıcı sayısına ve seçilen uzmanlık modüllerine göre belirlenir ve satın alma ekranında gösterilir. Ofis'teki aktif kullanıcı sayısının altında bir paket seçilemez; pakette olmayan bir modül Ofis'te açılamaz.

Dönem içinde paket değiştirilirse mevcut dönemin kalan bedeli, yeni paketin günlük bedeline bölünerek yeni pakete gün olarak eklenir (mahsup). Paket değişikliğinde nakit iade yapılmaz.

Satın alma Usta Yazılım Ödeme Merkezi üzerinden yapılır; ödeme sırasında ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi ayrıca onaylanır. Abonelik ve SMS paketlerinin iade koşulları Abonelik ve İade Koşulları'nda yer alır.

Usta Yazılım fiyatları ileriye dönük olarak değiştirebilir; ödenmiş dönemler değişiklikten etkilenmez.

5. SMS ve e-posta ile bildirim

Her aboneliğe kullanıcı basamağına göre aylık SMS kotası dahildir; kullanılmayan aylık kota sonraki aya devretmez. Kotayı aşan gönderimler satın alınan SMS paketlerinden düşer. Gönderilemeyen SMS'in hakkı hesaba geri yüklenir.

Ofis'in müvekkillerine ve diğer kişilere Hizmet üzerinden gönderdiği SMS ve e-postaların içeriğinden, alıcının iletişim bilgisinin doğruluğundan ve gönderimin hukuka uygunluğundan Ofis sorumludur. Hizmet bu iletileri dosya ve süre bilgilendirmesi gibi hizmet ilişkisine dayalı bildirimler için sunar; reklam ya da tanıtım amaçlı ticari ileti gönderilecekse 6563 sayılı Kanun kapsamındaki onay ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri Ofis'e aittir.

SMS'ler Usta Yazılım'ın kayıtlı gönderici başlığıyla iletilir. Operatör ya da SMS sağlayıcısı kaynaklı gecikme ve teslim edilememe hallerinde Usta Yazılım'ın sorumluluğu, kullanılmayan hakkın iadesiyle sınırlıdır.

Ofis kendi e-posta sunucusunu (SMTP) tanımlarsa müvekkillere giden e-postalar Ofis'in adresinden ve sunucusundan gönderilir; bu sunucu Ofis'in kendi hizmet sağlayıcısıdır. Sunucu kaynaklı gönderim hatalarında e-posta Usta Yazılım üzerinden gönderilmez, Kullanıcı bilgilendirilir. Ofis'in e-posta şifresi Usta Yazılım'da şifreli saklanır ve yalnızca gönderim için kullanılır.

6. Kullanıcı'nın yükümlülükleri

• Hizmet'i yürürlükteki mevzuata, meslek kurallarına ve sır saklama yükümlülüğüne uygun kullanmak.
• Hizmet'e girdiği kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla aydınlatma, açık rıza ve diğer yükümlülükleri yerine getirmek.
• Hizmet'e zararlı yazılım, hukuka aykırı ya da üçüncü kişilerin haklarını ihlal eden içerik yüklememek.
• Hizmet'in güvenliğini ve çalışmasını bozacak girişimlerde (yetkisiz erişim, başka Ofis'in verisine erişme denemesi, aşırı yük oluşturma, tersine mühendislik, otomatik veri çekme vb.) bulunmamak.
• Hesabını, aboneliğe dahil kullanıcı sayısını aşacak biçimde birden fazla kişiyle ortak kullanmamak.

Bu yükümlülüklere aykırılık halinde Usta Yazılım, önce Ofis'i bilgilendirerek, aykırılık ağır ise derhal hesabı askıya alabilir. Askıya alma Müşteri içeriğinin silinmesi anlamına gelmez.

7. Müşteri içeriği ve gizlilik

Müşteri içeriği Ofis'e aittir. Usta Yazılım Müşteri içeriğini yalnızca Hizmet'i sunmak için, Ofis'in talimatıyla ve Veri İşleme Sözleşmesi'ne göre işler; satmaz, reklam ya da profil çıkarma amacıyla kullanmaz, yapay zekâ modellerinin eğitimi dahil başka bir amaçla kullanmaz.

Usta Yazılım, avukatlık ve vekillik mesleğinin sır saklama yükümlülüğünün farkındadır. Usta Yazılım çalışanları Müşteri içeriğini, Ofis'in açık talebi (ör. destek talebi), hizmetin güvenliği için zorunlu teknik müdahale ya da yasal zorunluluk dışında görüntülemez.

Ofis, kayıtlarını Hizmet'in rapor ve indirme araçlarıyla her zaman dışa aktarabilir. Kullanıcı'nın kendi kişisel verileri KVKK Aydınlatma Metni'ne göre işlenir.

Kullanıcı takvim aboneliğini açarsa, görme yetkisi olan takvim kayıtları kendisine özel bir adresten, kendi seçtiği takvim hizmetine (ör. Google, Apple, Microsoft) aktarılır. Bu aktarım Kullanıcı'nın talimatıyla yapılır; o hizmetin koşullarına tabidir ve Usta Yazılım o hizmetteki veriden sorumlu değildir. Varsayılan görünüm müvekkil ve mahkeme adı içermez; ayrıntılı görünümü seçmek Kullanıcı'nın kararıdır. Adres Kullanıcı'ya özeldir; paylaşılmamalı, sızdığı düşünülürse Hizmet'ten yenilenmelidir.

Kullanıcı Google Drive'dan belge eklerse, kendi Google hesabında seçtiği dosyalar tarayıcısı üzerinden Hizmet'e kopyalanır. Usta Yazılım yalnızca seçilen dosyalara erişim izni ister; Drive'daki diğer dosyaları göremez ve Google erişim izninin belirtecini saklamaz. Google hesabının kullanımı Google'ın koşullarına tabidir. Ofis'in yetkili kullanıcısı ayrıca büronun belgelerinin büronun Google Drive'ına sürekli kopyalanmasını (aynalama) açabilir; bu aktarım Veri İşleme Sözleşmesi md. 5'teki koşullara tabidir.

Ofis'in yetkili kullanıcısı büronun özel entegratör hesabını (ör. Uyumsoft) bağlarsa, elektronik serbest meslek makbuzu (e-SMM) ya da e-Fatura / e-Arşiv fatura kesildiğinde belge bilgileri (alıcının adı ve T.C. kimlik / vergi numarası, faturada adresi, vergi dairesi ve e-postası, tutarlar, hizmet açıklamaları) o entegratöre gönderilir; belgeyi entegratör imzalar ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na (e-Faturada alıcıya da) iletir. Entegratör hesabının kullanımı ve ücreti Ofis ile entegratör arasındadır; bu aktarım Veri İşleme Sözleşmesi md. 5'teki koşullara tabidir.

8. Hizmetin sürekliliği ve değişiklikler

Usta Yazılım Hizmet'in kesintisiz ve hatasız çalışması için makul özeni gösterir; ancak bakım, güncelleme, altyapı sağlayıcılarındaki ya da internet erişimindeki sorunlar nedeniyle kesinti olabilir. Planlı bakımlar mümkün olduğunca mesai saatleri dışında yapılır.

Kesinti riskine karşı kesin süre ve duruşma tarihlerinin Hizmet dışında da (ör. takvim, UYAP) izlenmesi önerilir.

Usta Yazılım Hizmet'in özelliklerini geliştirebilir ya da değiştirebilir. Kullanıcı aleyhine esaslı değişiklikler Hizmet içinde ya da e-posta ile en az 30 gün önceden duyurulur; Ofis bu durumda kalan süreye ait bedelin iadesini isteyerek sözleşmeyi sona erdirebilir.

9. Sorumluluğun sınırı

Usta Yazılım; dolaylı zararlardan, kâr ve müvekkil kaybından, Kullanıcı'nın hatalı ya da eksik veri girişinden, bir sürenin ya da işlemin Kullanıcı tarafından takip edilmemesinden ve Usta Yazılım'ın kontrolü dışındaki altyapı ve kamu sistemi aksaklıklarından sorumlu değildir.

Kasıt ve ağır ihmal halleri saklı kalmak üzere Usta Yazılım'ın bu sözleşmeden doğan toplam sorumluluğu, zarara yol açan olaydan önceki 12 ayda Ofis'in Hizmet için ödediği bedelle sınırlıdır.

10. Fikri mülkiyet

Hizmet'in yazılımı, tasarımı, şablonları ve VekilPro ile Usta Yazılım markaları Usta Yazılım'a aittir. Ofis'e yalnızca abonelik süresince Hizmet'i bu koşullar çerçevesinde kullanma hakkı tanınır.

11. Sözleşmenin sona ermesi ve verilerin silinmesi

Ofis, yönetici ya da ortak yetkisindeki kullanıcıları aracılığıyla verilerini Hizmet'teki dışa aktarma aracıyla (Ayarlar > Veri aktarımı; kayıtlar Excel, belgeler özgün halleriyle) dilediği zaman, abonelik süresi bitmiş olsa da alabilir. Dışa aktarma, kullanıcının görme yetkisi olan kayıtları kapsar; işlem kaydına yazılır ve Ofis'in diğer yönetici ve ortaklarına bildirilir.

Hesabın kapatılması ve verilerin silinmesi ile Ofis'in hesabına erişemediği hallerde verilerin Usta Yazılım tarafından teslimi, Hizmet'te üretilen talep formunun Ofis yetkililerince ıslak imzalı ve kaşeli aslının Usta Yazılım'a ulaştırılmasıyla talep edilir. Ortaklıkta talep bütün ortaklarca imzalanır. Talep, Ofis'in Hizmet'te kayıtlı telefonu ya da e-posta adresinden ayrıca teyit edilir; Usta Yazılım teyitten sonra en geç 10 iş günü içinde teslimi ve istenmişse silmeyi yapar ve sonucu Ofis'e yazılı olarak bildirir. Silme öncesinde Ofis'e verilerini dışa aktarması için süre tanınır.

Ofis'ten ya da ortaklıktan ayrılan kişi, Ofis'in verileri üzerinde Usta Yazılım'dan doğrudan talepte bulunamaz. Müvekkil ve dosya verilerinin ayrılan kişiye verilmesi Ofis'in kararıdır ve Ofis tarafından dışa aktarma aracıyla yapılır. Ofis yetkilileri arasında uyuşmazlık bulunması halinde Usta Yazılım verileri yalnızca bütün ortakların birlikte imzaladığı talimat ya da mahkeme kararı üzerine teslim eder; uyuşmazlık süresince verileri silmez.

Abonelik sona erdikten sonra Ofis salt okunur olarak açık kalır. Aboneliği 12 ay boyunca yenilenmeyen Ofis'in verileri, Ofis'e kayıtlı e-posta adresine en az 30 gün önceden bildirim yapılarak silinebilir.

Silinen veriler canlı sistemden derhal, şifreli yedeklerden en geç 30 gün içinde kaldırılır. Yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar (ör. fatura ve ödeme kayıtları) ilgili süre boyunca saklanır.

Ofis'in mesleki kayıt ve dosyalarını meslek kurallarının öngördüğü süre boyunca saklama yükümlülüğü Ofis'e aittir; sona ermeden önce kayıtların dışa aktarılması Ofis'in sorumluluğundadır.

12. Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlıklar

Bu sözleşme Türk hukukuna tabidir. Uyuşmazlıklarda Mersin mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. Kullanıcı'nın tüketici sayıldığı hallerde 6502 sayılı Kanun uyarınca tüketici hakem heyetlerine ve tüketici mahkemelerine başvuru hakkı saklıdır.

Usta Yazılım'ın kayıtları (sistem ve denetim kayıtları, ödeme kayıtları), HMK md. 193 uyarınca kesin delil sözleşmesi niteliğindedir; karşı delil sunma hakkı saklıdır.

13. İletişim

Usta Group Dış Ticaret ve Danışmanlık Limited Şirketi · İhsaniye Mah. 4903 Sok. No:20/19 Akdeniz/Mersin · 0850 335 0 310 · info@ustagroup.com.tr